Jeg blev stillet spørgsmålet for et par måneder siden. Og det er et spørgsmål, der ofte dukker op i forskellige sammenhænge.
Man producerer altid forud, når man producerer til lager. Og selvfølgelig skal man producere til lager, for at håndtere den usikkerhed og variation man har i både efterspørgsel og produktion.
Men spørgsmålet her gik på, om virksomheden skulle vælge at producere forud, alene for at udnytte overskudskapacitet, på trods af at lagrene allerede var godt fyldt.
Det er ikke første gang, jeg hører denne overvejelse. Og det er som regel drevet af en tankegang, der handler om enhedsomkostninger, altså omkostningen fx pr. styk, liter, eller kg.
Og svaret er som udgangspunkt “Nej”.
Enhedsomkostninger – en problematisk KPI
Fornuftigt nok er virksomheder interesserede i deres omkostninger pr. enhed, da det sammen med salgsprisen jo afgør profitten.
Men lige så meget mening det giver at kende sin enhedsomkostning, lige så store problemer oplever jeg, at et unuanceret fokus på enhedsomkostningen giver. Derfor har jeg et lidt anstrengt forhold til enhedsomkostning (unit cost) som KPI.
Hvis du får et godt tilbud med mængderabat fra en leverandør, kan det være fristende at slå til for at spare penge. Og du sparer også transport og andre transaktionsomkostninger ved at købe mere på en gang.
Eller som i eksemplet her, kan det være fristende at producere forud for at udnytte kapaciteten. Det vil give en mindre enhedsomkostning her og nu, da den faste kapacitetsomkostning vil blive fordelt på flere enheder.
Ulemper ved at producere forud
Det er for det første ikke gratis at have varer på lager. Der er både kapitalomkostninger og reelle opbevarings- og håndteringsomkostninger.
For det andet stiger risikoen for at man er nødt til at kassere noget af det indkøbte/producerede, fordi det enten bliver for gammelt, eller man ikke kan sælge det. Eller man kan være nødt til at sælge til reduceret pris.
Dertil kommer en række negative effekter, der er svære at måle på isoleret:
- Bull whip-effekt, hvor signalerne gennem kæden skaber unødige fluktuationer, hvilket skaber unødige udfordringer bagud i forsyningskæden, både internt og hos leverandører
- Øget behov for planlægning for at holde styr på det ekstra lager, man oparbejder og hvordan det skal udfases igen
Når man regner enhedsomkostningerne, så bør man jo indregne alle disse omkostninger. Og man burde beregne enhedsomkostningen baseret på antal solgte enheder, ikke antal producerede enheder.
Det første er i sig selv kompliceret. Det sidste er ikke så nemt, hvis der kan gå lang tid inden man ved, hvad man ender med at sælge.
I tilfældet hvor man producerer forud er det desuden også som at tisse i bukserne, hvis ikke det skyldes, at man ser ind i en periode med for lav kapacitet (fx pga ferie). For når man i en periode har produceret forud, vil behovet for at producere i den efterfølgende periode jo blive endnu mindre, da lagrene nu bugner. Og så har man blot skubbet problemet foran sig.
Lad ikke enhedsomkostninger drive overproduktion
Summa summarum: Det er godt at have en måling af enhedsomkostning og følge op på denne. Men målingen bør ikke bruges operationelt til at styre hvor meget der skal produceres.
Hvis enhedsomkostningerne er for høje, må man finde ud af, hvordan man kan nedbringe dem. Det kan fx være ved at tilpasse kapaciteten. Men lad som udgangspunkt være med at opbygge ekstraordinært lager, bare fordi det vil se godt ud på enhedsomkostningerne her og nu.
Der er ikke nogen fordele ved at producere forud, hvis ikke det skyldes en forventning om fremtidig knap kapacitet. Resultatet vil blot være overproduktion.
Har du ledig kapacitet i form af bemanding, så brug den ekstra tid på uddannelse eller på at forbedre processerne, så I kan skabe bedre resultater på langt sigt.
Alle KPI’er fungerer dårligt i isolation. Jeg tror dog, det gælder i særlig høj grad for enhedsomkostninger. Jeg ser den ofte som baggrund for beslutninger, der ikke er optimale. Måske fordi det er så let at se en umiddelbar gevinst, men svært at måle den reelle omkostning. Derfor fører for stort fokus på enhedsomkostninger til uhensigtsmæssig adfærd.